Quanto custa realmente manter um processo que “funciona”? Quanto custa realmente manter um processo que “funciona”?

Há processos nas empresas que ninguém considera problemáticos, não porque sejam bons, eficientes ou particularmente bem desenhados, mas simplesmente porque continuam a funcionar.

O ficheiro Excel ainda abre, o email ainda chega à pessoa certa, alguém continua a juntar manualmente a informação de três sistemas e a equipa já sabe, e está incluído no planeamento que, no final do mês, é preciso alocar uma tarde a consolidar dados.

E assim o processo sobrevive.

O problema é que “funcionar” e “funcionar bem” são duas coisas muito díspares.

Um processo pode cumprir o seu objetivo e, ao mesmo tempo, consumir centenas de horas por ano, gerar erros, atrasar decisões e criar uma dependência enorme de determinadas pessoas.

Normalmente, esse custo não aparece em lado nenhum.

Não existe uma linha no orçamento chamada “tempo perdido à procura da versão certa do Excel”, nem outra chamada “trabalho repetido porque a informação foi introduzida duas vezes” ou “três dias de atraso porque alguém estava de férias e só essa pessoa sabia como o processo funcionava”, mas o custo existe.

O verdadeiro custo raramente está no software

Quando uma organização avalia a implementação de uma nova plataforma, uma integração ou o desenvolvimento de uma solução à medida, a discussão começa quase sempre pelo investimento.

“Quanto é que isso custa?”

É uma pergunta mais que legítima, mas, muitas vezes falta a pergunta que a deve preceder:

“Quanto nos custa não fazer nada e deixar como está?”

Imagine um processo executado por cinco pessoas, onde cada uma perde apenas duas horas por semana em tarefas manuais, validações, consolidação de informação ou correção de erros, são dez horas por semana, mais de 500 horas por ano!

E isto antes de contabilizarmos erros, atrasos, oportunidades perdidas ou o tempo de gestão necessário para resolver exceções.

Multiplique isto pelos vários processos que existem dentro de uma organização e começa a perceber porque é que pequenas ineficiências se transformam em custos muito significativos.

“Sempre foi feito assim” é uma decisão.

Há uma tendência para tratar a manutenção do processo atual como a opção neutra.

Não é!

Não mudar também é uma decisão, significa aceitar o custo atual, as limitações atuais e, muitas vezes, permitir que ambos aumentem à medida que a empresa cresce.

Um processo que funcionava perfeitamente com 20 pessoas pode tornar-se um problema com 100, mas porquê?

O Excel não mudou, email não mudou e processo aparentemente também não.

O que mudou, foi a escala e, quando isso acontece, o que antes era apenas uma pequena ineficiência começa a tornar-se um bloqueio operacional.

Antes de pensar em tecnologia, faça as contas ao processo

Nem todos os processos precisam de uma plataforma nova, nem todos justificam automação e certamente nem todos precisam de desenvolvimento à medida.

Mas há uma pergunta que qualquer líder deve fazer:

“Se tivéssemos de criar este processo hoje, sabendo aquilo que sabemos agora, voltaríamos a fazê-lo desta forma?”

Se a resposta for não, vale a pena perceber porquê.

Quantas horas consome? Quantas pessoas envolve? Quantos passos manuais existem? Onde surgem os erros? Quanto tempo demora a obter informação para tomar uma decisão? Que parte do processo depende do conhecimento de uma pessoa específica?

Normalmente o verdadeiro business case surge desta reflexão, porque o maior concorrente de um novo sistema não é outra plataforma.

É o “sempre fizemos assim, funciona, portanto não precisamos mudar nada”.